Многие украинцы задумываются над тем, чтобы открыть свой собственный маленький бизнес, например, интернет-магазин. Однако, как правило, дальше желания дело не идет. Но если уж решились, то первые промахи и неудачи отбивают всякое желание двигаться дальше. А все из-за того, что люди не умеют управлять внутренними финансами
О том, что в первую очередь нужно знать, открывая интернет-магазин, и как правильно управлять своими финансами, журнал «Личный счет» спросил у Максима Прокопова, директора и соучредителя IT-Premium, Super-Truper, спикера E-CONGRESS 2017.
– Максим, с какими проблемами управления внутренними финансами сталкиваются владельцы интернет-магазинов?
– Отвечу, основываясь на своем личном опыте. Как владельца интернет-магазина super-truper.com.ua меня интересовало отслеживание моих собственных инвестиций и инвестиций партнера. Растет ли со временем капитализация предприятия, его стоимость? Какова динамика продаж на протяжении года? Какова сезонность спроса и можем ли мы позволить себе новые расходы, например, на внешний колл-центр?
– Зависит ли масштаб проблем финансового управления от размера интернет-магазина? Если да, то в чём именно?
– Масштаб проблем финансового управления, конечно же, зависит от размера компании. Чаще всего со старта, когда продажи по объему небольшие, много функций учета находится в руках одного человека. Простой пример, начисление зарплаты одному человеку это дело 15-20 минут, а если персонала 100 человек, то на такую же задачу уйдет от 25 до 33 часов, если не делать перерывов в такой работе.
Пожалуй, правильный вопрос был бы задан так: как определить, когда функцию пора отделять от одного человека и передавать другому для правильного масштабирования.
Люблю на этот вопрос отвечать анекдотом
У известного дирижера спрашивает скрипач из оркестра после репетиции:
– Вы так дирижируете, что я никак не могу понять, когда же мне вступать?
– Вступайте, когда уже не можете терпеть.
– Какие критерии нужно учитывать при выборе системы учета для интернет-магазина?
– Пожалуй, основным критерием будет такой: «Насколько та или иная система способна быстро и точно давать ответы на ваши вопросы». Вторым по важности критерием будет – «А сколько ресурсов мне необходимо для поддержания системы учета в работоспособном состоянии»? И здесь мой опыт говорит о том, что к системе 1С нужен разработчик 1С и желательно бухгалтер, который будет вычленять необходимую для вас информацию и приносить ее на стол. Впрочем, это очень opinionated.
Стоимость ресурсов для поддержки работы системы учета сильно зависит от наличия и стоимости ресурсов на рынке, поэтому здесь вы можете увидеть доминирование 1С как платформы. Есть, конечно, SaaS решения, однако, всегда вы будете оказываться перед компромиссом между функционалом и стоимостью.
Детальнее об этом я расскажу 5 октября в своем докладе «Управление финансами в малых бизнесах» на E-CONGRESS 2017.
– В каких случаях стоит нанимать специалиста по финансовому учету на аутсорсе, а в каких стоит это делать силами своего персонала?
– Лично мне идея отдавать на аутсорс все, что не является основной компетенцией компании, кажется очень правильной. Во-первых, тот, для кого эта деятельность является бизнесом будет выполнять ее эффективнее, чем вы.
Во-вторых, из-за большего опыта он сможет предлагать оптимальные решения, избавляя вас от собственной прогулки по граблям.
При выборе поставщика услуги есть два основных вопроса: можете ли вы себе позволить эти расходы и можете ли вы найти достаточно надежного поставщика услуги. Если крупные компании сталкиваются больше с проблемами при ответе на второй вопрос, то для небольших компаний ограничивающим фактором являются как раз неподъемные затраты на передачу функции на аутосорс.
– Обычно, открывая интернет-магазин, владельцы не делаю акцент на вопросе финансового учета. На что бы вы советовали обратить внимание в первую очередь при открытии бизнеса онлайн?
– При открытии интернет-магазина людьми обычно движет мысль «нравится-не нравится», или выбирается тот товар, к поставщику которого есть доступ, и выбор товарной группы, как правило, делается по наитию.
Я бы предложил каждому потенциальному владельцу интернет-магазина подумать об ответе на вопрос «почему именно к вам будет идти покупатель»? Потому что у вас будет дешевле всех? А сможете ли вы в этом случае вообще извлекать прибыль? Или потому что у вас будет настолько уникальный товар, которого нет ни у кого? В этом случае как вы сможете быть уверенными в том, что его вообще станут покупать? Я постарался написать про свой опыт запуска интернет-магазина в серии из четырех статей в моем блоге.
Чаще всего это вопрос больше маркетинга, чем финансов, однако, хорошим началом будет разработка стратегии и моделирования спроса и прибыли.
– С чего тогда стоит начать?
– Начните с ответа на вопрос «сколько я хочу заработать в месяц/квартал/год», затем приблизительно оцените спрос на товар и долю рынка, которую вы планируете занять через 3 или 5 лет. Это даст возможность посчитать примерную прибыль и ответ на вопрос «когда я смогу заработать то, что планировал» и достижима ли эта цель вообще. Это важно, поскольку если вы сделаете это упражнение до запуска бизнеса, то сможете сэкономить массу усилий и избежать разочарований после того, как придете к такому же выводу на собственном опыте.
Насколько я знаю, многие на старте используют таблицы в Excel для учета движений товара и подсчета прибыли. Остановитесь, или делайте это правильно. Когда я пробовал разобраться с финансовым учетом, то прошел через использование Excel таблиц, но с системой двойной записи, чтобы обрести понимание, куда вносить числа и как смотреть отчетность.
Очень часто, в частности из-за легкости установки нелицензионного ПО, предприниматель предпочитает понести затраты на внедрение системы учета и попробовать после этого выяснить, а может ли отвечать этот инструмент на его финансовые вопросы.
Однако классным упражнением было бы ведение вашего финансового учета на бумаге с системой двойной записи, как это делали наши предки до изобретения компьютеров и калькуляторов, ведь сам процесс учета нисколько не изменился. И только затем, понимая сам процесс, как и для чего он выполняется, вы с легкостью сможете выбрать для себя нужный инструмент финансового учета.
