Вам пакет: как наладить обмен документами с бизнес-партнерами в предельно сжатые сроки?

doc_paket

Со временем дорожают не только картины, вина и бабушкин гарнитур, но и обыкновенные бумажные листки формата А4, именуемые в бухгалтерии «акты выполненных работ и расходные накладные», а также договоры. Для любого предприятия эти документы нередко стоят больше, чем указанные в них суммы

Особенность налогового учета в Украине такова, что, перечислив деньги партнеру за предоставленные услуги или товары и не получив к концу месяца документы, можно преподнести фискальным органам приятный сюрприз: переплатить налоги или получить штраф. При известном везении можно схлопотать и первое и второе одновременно.

Все это вынуждает предпринимателей максимально ускорять обмен документами. И в некоторых случаях процесс удается довести почти до совершенства, используя бухгалтерские программы для подачи отчетности.
Главная функция этого программного обеспечения – отправлять документы в электронном виде контролирующим органам, в числе которых Государственная фискальная служба, Пенсионный фонд, Государственная служба статистики, Центр занятости и Фонд соцстраха. Но с недавних пор разработчики некоторых из них смогли существенно расширить функционал ПО, благодаря чему появилась возможность обмениваться расходными накладными и актами выполненных работ непосредственно с контрагентами в электронной форме, минуя бумажную переписку. Что в свою очередь открыло новые горизонты для бухгалтерского обслуживания.

Е-документ

Очень многие предприятия до сих пор используют «бумажную» форму обмена документами. То есть бухгалтер распечатывает акт выполненных работ или расходную накладную, визирует документы и отправляет их по почте или курьерской службой. На все про все уходит день-два, пока посылка достигнет адресата. А если речь идет о контрагентах из других городов, то бумаги попадут к ним через неделю.

Назвать такую форму документооборота эффективной крайне сложно. Ну, во-первых, нередко письма теряются. Причем не только курьерами, но и работниками самих компаний, принимающих корреспонденцию и ошибочно отправивших письмо, например, в другой отдел или филиал. В результате весь процесс повторяется снова: бухгалтерия отправителя опять готовит документы и отправляет курьерской службой. Во-вторых, если контрагентов много, то расходы на обслуживание документооборота могут оказаться весьма существенными. Увеличится плата не только службам доставки, но и на накладные расходы, связанные с обслуживанием принтеров и закупкой бумаги, что по нынешним временам весьма недешево. В-третьих, когда сроки сильно поджимают и документы нужны срочно, существует риск переплаты по налогам или штрафных санкций.

Главные преимущества электронного документооборота – оперативность передачи документов, удобство и дешевизна

Избежать всех этих проблем позволяет функция электронного документооборота, которую внедрили некоторые разработчики программ для подачи отчетности в регулирующие органы.

Главные преимущества электронного документооборота – оперативность передачи документов, удобство и дешевизна. Уже через минуту все необходимые счета, накладные или договоры будут «на столе» у бизнес-партнера. Причем, что важно, документы в электронном формате считаются оригиналом, поскольку при пересылке акцептируются электронной цифровой подписью. С точки зрения законодательства они имеют такую же юридическую силу, как, например, отчетность, передаваемая налоговикам. То есть их можно не только пересылать контрагентам, предоставлять фискальным органам, но и даже использовать в судах в случае возникновения разбирательств. Все это предусмотрено законами «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронных документах и электронном документообороте».

При электронном документообороте можно получить существенную экономию не только времени, но и средств компании. Существует оценка, что при пересылке сотни первичных документов в месяц предприятие, использующее электронный документооборот, выигрывает до 4 тыс. грн в год за счет снижения расходов на закупку бумаги, канцелярских принадлежностей и обслуживание принтеров. Так какую же программу выбрать?

Серверный обмен

Передавать отчетность в регулирующие органы позволяют около десяти программ. Чаще всего пользуются либо бесплатным Единым окном подачи электронной отчетности, либо платными M.E.Doc, «1С Звит», «Соната», «Арт-Звит Плюс» и iFin. У каждого ПО свои преимущества и недостатки. Но если говорить о такой важной функции, как возможность обмениваться документами с контрагентами, то присуща она только некоторым платным программам.

Функция обмена документами с контрагентами существует у M.E.Doc, «1С Звит», «Соната» и «Арт-Звит Плюс». Но у всех, кроме M.E.Doc, пересылать можно только налоговые накладные и расчеты корректировки.
Несмотря на возможность обмена первичными и другими документами с контрагентами, существуют определенные ограничения для подобных операций.

Главная функция программного обеспечения для подачи отчетности – отправлять документы в электронном виде контролирующим органам

Скажем, программы «Соната» и «Арт-Звит Плюс» не позволяют обмениваться документами между контрагентами, которые могут работать в разных программах, например M.E.Doc. Они не могут ни принимать, ни отправлять даже налоговые накладные и корректировки.

Все это приводит к тому, что полноценный документооборот в электронном виде возможен только в том случае, если бизнес-партнеры используют одну и ту же программу для подачи отчетности. Но и из этой ситуации есть выход. Некоторые разработчики программного обеспечения предлагают компаниям обмениваться документами с помощью специальных веб-сервисов, даже если установлено разное ПО.


Loading...